Separamos algumas dicas importantes para um bom planejamento orçamentário de TI que vai te ajudar em argumentos preciosos ao longo de 2024

A responsabilidade da área de TI nas empresas é alta, visto que a maioria dos processos estão ligados a sistemas e ferramentas tecnológicas. Nesse caso, é preciso que os gerentes de TI saibam realizar uma boa gestão orçamentária para conquistarem os recursos financeiros necessários para o funcionamento do ambiente de TI. Portanto, separamos algumas dicas importantes relacionadas a um bom planejamento orçamentário de TI para que você saiba como justificar a verba necessária aos diretores da empresa.

Faça o levantamento dos dados e das necessidades do setor de TI

A melhor maneira de iniciar um planejamento orçamentário é fazer um levantamento de todos os dados sobre a situação atual do setor de TI e suas necessidades – também levando em consideração planos futuros. Percorra os setores, converse com os demais gerentes, converse com seu time de TI e levante dados com base nas respostas às seguintes perguntas:

• Quais são as principais dificuldades tecnológicas que a empresa enfrenta?
• Quais são as reclamações que os colaboradores e também os clientes fazem em relação ao uso dos equipamentos e sistemas?
• Quais soluções e/ou ferramentas podem ajudar a resolver essas dificuldades e reclamações?

Mapear informações é um ótimo ponto de partida para ajudar você a alinhar o setor de TI às metas da empresa. 

Considere o faturamento do ano anterior e a previsão de crescimento para compor o orçamento de TI

Para conquistar um bom orçamento para a área de TI, é preciso, antes de tudo, colocar os pés no chão – ou seja, na realidade econômica da empresa. Para isso, uma dica essencial é analisar os relatórios de faturamento do ano anterior e conferir se os recursos destinados foram suficientes para manter o ambiente de TI funcionando e com investimentos sendo feitos. 

Além disso, também construa o planejamento orçamentário com base na previsão de crescimento da empresa – afinal de contas, se novos projetos precisam ser feitos, a demanda da equipe de TI aumentará, e, consequentemente, seus custos operacionais. 

Adicionalmente ao crescimento da empresa, entenda a estratégia do negócio em relação à tecnologia, ou seja, existem iniciativas relacionadas à transformação digital, modernização tecnológica ou projetos que indiretamente afetam a TI. Busque conversar com os gestores de outras áreas para mapear projetos conjuntos.

Levante os valores a serem requeridos de acordo com as categorias dentro da área de TI

Depois de ter conversado com os demais gerentes da empresa sobre as atuais dificuldades e necessidades diretamente relacionadas à área de TI, bem como fez o levantamento do faturamento, está na hora de partir para a construção do orçamento propriamente dito.

Nesse caso, crie uma tabela e coloque todas as categorias do setor de TI para que a visualização dos valores fique mais perceptível. Outra dica é acrescentar uma coluna de argumentação, explicando os motivos dos custos e como esses investimentos serão benéficos para a empresa.

Eis as categorias: 

• Ferramentas: computadores, firewall, servidores, switches, cabeamento, garantias, etc. 
• Softwares: novas licenças, renovações, etc.
• Suporte e manutenção: custos com suporte, rede de dados, outros pagamentos envolvidos. 
• Cloud computing: hospedagem, serviços, licenças, backup em nuvem, etc.
• Projetos: aqui entram previsão de custos com projetos futuros da área de TI, incluindo todos os gastos com planejamento, desenvolvimento, novas aquisições, etc. Exemplo: Projeto de LGPD.
• Equipe: treinamentos, outsourcing, etc. 

Saiba o que não fazer ao solicitar orçamento para a área de TI

Por fim, existem algumas atitudes que os gestores de TI tomam, que, mesmo pensando na economia de gastos, os resultados a médio e longo prazo podem significar justamente o contrário: o aumento deles.

Portanto, não faça essas 3 coisas:

1. Não ignore a necessidade de adquirir novos sistemas e equipamentos: permanecer muito tempo com equipamentos obsoletos para economizar pode gerar muitos transtornos, o que inclui a perda de dados, falhas, panes e perda de produtividade da equipe. 
2. Não mantenha uma equipe desqualificada no setor de TI: atualmente, com o outsourcing de TI, dá para manter uma equipe enxuta na empresa, priorizando o investimento em profissionais qualificados e preparados para trabalharem de acordo com o core business.
3. Não desconsidere a capacidade de armazenamento de dados da infraestrutura de TI: faz parte da boa gestão de TI o planejamento da capacidade que o ambiente tem em suportar o volume de dados que circulam na empresa – garantindo a segurança deles. Por isso, considere partir para soluções de cloud computing, que ajudam a escalar o armazenamento à medida que a demanda cresce, sem causar prejuízo ao orçamento do setor. 

Essas foram algumas dicas da Flowti para você criar um bom planejamento orçamentário para a área de TI. De posse de todos os dados, custos e argumentos, será mais fácil chegar a um acordo com a diretoria da empresa, fazendo os ajustes que forem necessários.

Clique aqui e leia mais sobre o relatório da IBM Security / Ponemon Institute. Ele aponta que o custo médio de uma violação de dados em 2022 foi de US$ 4,35 milhões. A Flowti é fluente em tecnologia e nossos especialistas podem te ajudar. Converse com a gente clicando aqui.