Nos setores de TI, responsáveis por um grande volume de documentos e dados, as exigências e responsabilidades precisam ser levadas bastante a sério, com ordem, clareza, eficiência e segurança em todos os documentos e dados.

A era da informação exige um planejamento e organização impecáveis. Nos setores de TI, responsáveis por um grande volume de documentos e dados, as exigências e responsabilidades precisam ser levadas bastante a sério, com ordem, clareza, eficiência e segurança em todos os documentos e dados.  

Neste artigo vamos explorar o que são os documentos da TI e como melhorar a organização.

 

O que é a documentação em TI?

A documentação em TI reúne informações cruciais sobre projetos, produtos, sistemas e processos de TI em um só lugar. Por exemplo, um manual detalhado, um guia de instruções ou um registro de histórico, toda a documentação facilita o dia a dia da equipe e garante a fluidez do trabalho.

Todos os documentos servem como um guia para direcionar as ações da equipe de TI, trazendo um mapeamento claro da gestão do setor.

Além disso, os documentos fornecem uma visão geral da infraestrutura de TI, com todos os hardwares e softwares até processos e políticas. Entre as vantagens, estão:

• Rastreabilidade: acompanhe o histórico de mudanças, decisões e soluções para problemas, facilitando a análise e resolução de falhas.
• Padronização: crie um guia de boas práticas para garantir uniformidade nas operações e evitar erros.
• Treinamento: onboarding e capacitação de novos membros da equipe se tornam mais rápidos e eficientes.
• Colaboração: facilite a comunicação e o trabalho em equipe, permitindo que todos estejam na mesma página.
• Segurança: a documentação adequada de políticas e procedimentos de segurança protege a infraestrutura de TI contra ataques e violações.
• Memória institucional: preserve o conhecimento da equipe e evite a perda de informações importantes.

Além disso, as boas práticas relacionadas à documentação na área de TI trazem mais eficiência, aumentando a produtividade da equipe, reduzindo o tempo gasto em busca de informações e resolução de problemas; melhora a qualidade dos serviços de TI, diminuindo o número de erros e falha; conformidade, se alinhando às normas e regulamentações; economia, reduzindo custos com retrabalho e resolução de problemas e, por fim, consolida o conhecimento da corporação.

Quais são os principais cuidados de segurança?

A documentação em TI pode conter informações confidenciais, portanto, é crucial tomar medidas para garantir sua segurança, como o controle de acesso, sendo importante definir quem pode visualizar, editar e baixar os documentos.

Além disso, podemos apontar a importância de documentação criptografada para proteger os dados, evitando acesso não autorizado; há também a possibilidade de contratar serviços de armazenamento em nuvem confiáveis ou armazenamento de documentos em local seguro. Por fim,faça backups regulares para evitar perda de dados.

Boas práticas para uma documentação impecável:

• Utilize linguagem simples e direta, evitando jargões técnicos excessivos.
• Estruture a documentação de forma lógica e intuitiva, facilitando a navegação e a busca por informações.
• Mantenha a documentação sempre atualizada com as últimas modificações e informações relevantes.
• Garanta que a documentação seja facilmente acessível para todos os membros da equipe.
• Utilize templates e formatos consistentes para facilitar a leitura e a compreensão.
• Revise periodicamente a documentação para verificar sua qualidade e precisão.

O que pode acontecer se não tomar boas práticas?

O grande problema por trás da falta de gestão de documentos em TI é que a equipe gastará mais tempo buscando informações e resolvendo problemas que poderiam ser facilmente evitados com uma boa documentação.

Neste sentido, a probabilidade de erros e falhas aumenta, impactando negativamente a qualidade dos serviços de TI e a infraestrutura de TI fica mais vulnerável a ataques e violações.

Além disso, a falta de documentação dificulta a análise e a resolução de problemas, atrasando o processo, aumentando os custos e o conhecimento da equipe se perde com o tempo, dificultando a transferência de conhecimento e o onboarding de novos membros.

Por isso, a documentação em TI não é apenas um registro de informações, mas uma ferramenta importante que afeta diretamente na eficiência, segurança e qualidade da equipe e das informações, ativos importantes neste setor.