LGPD e o RH: principais pontos de adequação

Os profissionais de Recursos Humanos precisam ficar atentos a todos os pontos de adequação em relação à LGPD. Siga a leitura e saiba mais!

Os profissionais de Recursos Humanos precisam ficar atentos a todos os pontos de adequação em relação à LGPD. Siga a leitura e saiba mais!

LGPD e Recursos Humanos

O setor de Recursos Humanos é um dos que mais lida com dados pessoais nas empresas. Afinal, é preciso que a organização mantenha um cadastro com as informações de seus colaboradores.

Além disso, como o RH é o responsável pelos processos de recrutamento e seleção, também é comum que se tenha nas bases, dados de candidatos a vagas de emprego.

Com a LGPD em vigor, é preciso ter a autorização de todas essas pessoas para que os dados possam ser guardados e usados pelo RH das companhias.

O que muda no RH com a LGPD?

Como explicamos, o RH das empresas é um dos setores que mais sente os impactos da LGPD. Isso porque são muitos os dados de terceiros, como empregados e candidatos a vagas de emprego, que são administrados pelo departamento.

A seguir, vamos apresentar alguns pontos importantes para que você entenda o que muda no RH com a LGPD e como fazer as adaptações necessárias.

Entenda a LGPD por completo

O primeiro passo que deve ser dado para adequar o RH à LGPD é entender a legislação por completo. Para isso, recomenda-se que os gestores façam uma leitura completa do documento e busquem esclarecer os tópicos em que tiverem dúvidas.

Em um processo de recrutamento e seleção, por exemplo, é comum que algumas empresas solicitem que os candidatos preencham fichas com perguntas como “você tem filhos?”.

Com a chegada da LGPD, essa informação pode ser considerada um dado sensível. Isso porque a questão pode ser considerada discriminatória.

Afinal, o fato de uma pessoa ter ou não filhos não a torna mais ou menos qualificada para ocupar uma vaga de emprego. 

Assim, a pergunta pode abrir margem para múltiplas interpretações. Estaria a empresa eliminando os candidatos com filhos, de forma discriminatória?

São pontos como esses que devem ser pensados. É por isso que todos os pontos da LGPD devem ser amplamente analisados e discutidos.

Deve-se questionar que dados são efetivamente necessários para a realização do trabalho da área de recursos humanos de cada tipo de negócio, evitando a coleta dos dados desnecessários. 

Faça o diagnóstico da situação da empresa

Para adequar o RH à LGPD, também é importante que seja feito um diagnóstico completo da situação da empresa.

Entre outras coisas, é preciso identificar quais são as fontes de obtenção de dados que o RH tem. Os candidatos enviam currículos pelo site? Deixam cópias impressas na portaria da empresa? Tudo isso deve ser analisado.

Quem faz esse diagnóstico é um profissional especialista em LGPD, chamado de Data Protection Officer (DPO).

Entenda os processos de tratamento e uso de dados

Também é importante que os gestores de RH entendam todos os processos de tratamento de dados, ou seja, a forma como eles são utilizados.

Quando um candidato preenche uma ficha para concorrer a uma vaga de emprego na empresa, por exemplo, ele deve assinar um termo autorizando o armazenamento e tratamento dos seus dados.

Ter o conhecimento desses processos é importante para que nada deixe de ser feito por negligência e a empresa acabe sendo multada por conta disso.

Busque uma consultoria especializada

A LGPD é uma legislação bem robusta e com muitos tópicos difíceis de serem compreendidos por pessoas leigas.

Por isso, é importante que se busque uma consultoria especializada. Assim, se tem a certeza de que tudo está sendo seguido à risca.

Faça treinamentos contínuos com sua equipe

Mesmo que se contrate uma consultoria para adequar o RH à LGPD, é importante que os colaboradores do setor conheçam os principais pontos da Lei.

Como a equipe de RH executa muitas atividades que envolvem o tratamento de dados pessoais no dia a dia, é importante que estas sejam desenvolvidas de forma correta e de acordo com a Lei. A Lei também pode sofrer atualizações ao longo do tempo. Logo, promover treinamentos contínuos com a equipe é sempre muito relevante.

Atenção redobrada ao compartilhamento de informações pessoais a terceiros 

Dentre as rotinas de RH, listamos algumas que exigem atenção redobrada. São elas:

Lembre-se que os terceiros que recebem os dados pessoais de seus colaboradores também precisam estar adequados à Lei. Revise todos os contratos e exija que os mesmos estejam adequados à lei.

Responsabilidades do RH na implementação da Lei Geral de Proteção de Dados

O RH é um dos departamentos que mais armazenam e usam dados. Por isso, o setor tem muita responsabilidade na implementação da LGPD nas companhias.

Em suma, o setor deve estar atento a três pilares, sempre que precisar solicitar os dados de um empregado ou candidato.

Os pilares são a finalidade, a adequação e a necessidade. O primeiro deles diz respeito aos motivos que fazem com que a empresa tenha que coletar esse dado.

Um exemplo são as informações bancárias do colaborador, que são necessárias para que a empresa pague o seu salário.

A finalidade deve ser sempre informada ao colaborador e os dados nunca devem ser usados para outros fins. Isso é o que prega o segundo pilar da LGPD, o da adequação.

Já o pilar da necessidade limita o uso dos dados para as finalidades para as quais ele foi coletado. Caso a empresa use as informações para outras coisas, isso deve ser informado e autorizado pelo titular.

LGPD aplicada ao Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal é um nome também utilizado para o RH das empresas. Isso varia de organização para organização, mas o setor, em suma, é o mesmo.

Por isso, as obrigações da LGPD no Departamento Pessoal são as mesmas exigidas para o RH. 

LGPD: o que é?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que foi criada em 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020.

O objetivo da Lei LGPD é proteger os direitos de liberdade e de privacidade, criando normas que devem ser seguidas pelas empresas, governos e até mesmo cidadãos comuns.

Por conta disso, todos os setores das organizações, o que inclui os Recursos Humanos, devem buscar meios para se adaptar e cumprir todos os pontos da nova legislação.

Dados pessoais sensíveis

Entre os conceitos que a LGPD traz, um dos mais importantes é o dos dados pessoais sensíveis. Tratam-se das informações que podem identificar alguém, mas que exigem ainda mais cuidado na hora do tratamento.

As informações sobre a origem étnica ou racial, o posicionamento político, a filiação sindical, a orientação sexual e as condições de saúde das pessoas são exemplos de dados pessoais sensíveis.

LGPD: quando entra em vigor?

A LGPD já está em vigor desde setembro de 2020. Por isso, é importante que as empresas que ainda não se adequaram corram atrás de fazer isso o mais breve possível.

As empresas que utilizarem os dados de terceiros de forma indevida poderão ser multadas com um valor de até 2% do faturamento total da pessoa jurídica, com valor limitado a R$ 50 milhões.

Além disso, pode ser que seja feito o bloqueio total ou perda temporária dos dados da empresa, dependendo da gravidade da irregularidade.

Como as multas já começaram a ser aplicadas, é importante evitar essa penalidade pesada e adaptar o RH e outras áreas da sua empresa.

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